Все новости
ЛАЙФХАКИ
12 Января 2020, 14:28

Электронная книжка. Что это?

С 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. Как работникам и работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения? Рассказывает эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству РФ Евгения Конюхова.

– Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?
– Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.
Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.
– Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек?
– Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.
Первое, что нужно понять, – никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.
Работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.
На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.
Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда.
А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.
Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.
– Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?
– Да, но в этом случае работодатели обязаны будут дублировать всю информацию и в электронном виде.
Помните, что именно работодатель будет обязан проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.
– В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?
– В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа и пр. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.
Переход на цифровые носители решит эти проблемы:
сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.
– Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей, избежать плохих.
– Ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем. Это не так, после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию.
– Какие сложности переход добавит работодателям?
– Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.
С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.
Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.
– Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?
– Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
– Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?
– Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.
Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
у работодателя (по последнему месту работы);
в территориальном органе Пенсионного фонда России;
в многофункциональном центре (МФЦ).
Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.
Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.
– Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?
– В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.
Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.
Внесение информации о награждениях не предусмотрено.
О том, какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки, как будет проходить переход на электронные трудовые книжки в нашей республике, рассказывает замруководителя Гострудинспекции Республики Башкортостан Оксана Ванскова:
– Сразу отмечу, что в законодательстве понятия «электронная трудовая книжка» нет. Введен термин «сведения о трудовой деятельности в электронном виде». Первые такие сведения (практически они дублируют привычные нам записи в трудовой книжке) должны поступить от работодателей в ПФР не позднее 15 февраля 2020 года в рамках отчетности о персонифицированном учете застрахованных лиц в электронном виде, а дальше – в зависимости от изменений в трудовой деятельности работника (переведен на другую должность, уволен). Если все остается как есть, каждый месяц (не позднее 15-го числа) отчитываться не нужно, – рассказывает Ванскова. – Если говорить о преимуществах, то повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.
Работодатель обязан проинформировать сотрудников о переходе на ЭТК до 1 июля 2020 года о возможности сделать выбор. Время «подумать» до 31 декабря 2020 года.
Подготовил Виктор КАРЕЛИН